Referenti

Caterina Olcese (beni storico-artistici) caterina.olcese@cultura.gov.it
Nadia Campana (beni archeologici) nadia.campana@cultura.gov.it

Il prestito di beni culturali, pubblici o privati, per mostre ed esposizioni deve essere autorizzato dal Ministero ai sensi dell’art. 48 del Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio (D. Lgs. 42/2004).
Le procedure differiscono a seconda che le mostre si tengano nell’ambito del territorio nazionale oppure all’estero, come previsto dalla Circolare DG-ABAP 29-2019 e dalla relativa appendice.

Come organizzare una mostra in Italia?

Per le mostre che si tengono sul territorio nazionale l’autorizzazione al prestito è rilasciata dalla Soprintendenza Archeologia, Belle Arti e Paesaggio. Solo nei casi di beni di particolare criticità di movimentazione (per dimensioni, materiali costitutivi e tecnica, stato conservativo) o di particolare rilevanza culturale, essa è rilasciata dalla Direzione Generale Archeologia Belle Arti e Paesaggio-Servizio IV previa istruttoria predisposta dalla Soprintendenza (vedi Tabella A Circolare n. 29/2019).

Che tempi devo prevedere e che documentazione devo produrre per organizzare una mostra in Italia?

La richiesta di autorizzazione al prestito di beni culturali per mostre ed esposizioni deve essere inoltrata dal prestatore con almeno 4 mesi di anticipo rispetto alla data d’inizio della mostra. Con la richiesta, devono essere forniti: 1) progetto scientifico della mostra; 2) Facility Report della sede espositiva 3) elenco completo, anche provvisorio, dei beni in mostra 4) nominativo del responsabile della custodia dei beni in mostra 5) scheda di prestito dell’opera/e (Loan Form, o Loan Agreement) 6) scheda conservativa, corredata d’immagine a colori, redatta secondo i modelli diffusi dalla Circolare 28/2018 (da inviare eventualmente anche entro e non oltre 60 giorni dalla data d’inizio della mostra; per tutti questi documenti cfr. anche Tabella B Circolare 29/2019); la compilazione della scheda conservativa, con eventuali prescrizioni che dovranno essere rispettate, sarà completata dal funzionario incaricato della tutela del bene/o in questione, che provvederà anche a sottoscriverla.

Entro 60 e non oltre 20 giorni dalla data d’inizio della mostra dovranno inoltre pervenire alla Soprintendenza: 1) certificato assicurativo della polizza accesa per il prestito con la copertura all risks e formula “da chiodo a chiodo” (o garanzia statale sostitutiva per i beni di proprietà dello Stato) 2) relazione sottoscritta dalla ditta specializzata incaricata delle operazioni di movimentazione, imballaggio e trasporto 3) cronoprogramma del ritiro dell’opera/e con indicazioni precise delle date (per tutti questi documenti cfr. anche Tabella B Circolare 29/2019).

Il bene/i potrà essere prestato nel rispetto di tutte le prescrizioni contenute nella scheda conservativa e solo a seguito dell’autorizzazione che sarà inoltrata dalla Soprintendenza al richiedente; la Soprintendenza provvederà altresì a trasmettere contestualmente l’autorizzazione al Ministero, con tutta la documentazione relativa.

Come organizzare una mostra all’estero?

Per le mostre che si tengono all’estero e per i beni di particolare criticità o particolare rilevanza culturale sopra ricordati, l’autorizzazione al prestito è rilasciata dalla Direzione Generale Archeologia Belle Arti e Paesaggio-Servizio IV, previa istruttoria predisposta dalla Soprintendenza Archeologia Belle Arti e Paesaggio (Circolare 29/2019).

La richiesta di autorizzazione al prestito dovrà contestualmente includere anche la richiesta di autorizzazione all’esportazione temporanea e la dichiarazione con cui il prestatore garantisce la volontà di reimportare il bene/i a mostra terminata. Oltre alla documentazione sopra elencata per i prestiti sul territorio nazionale, di cui sopra, dovranno essere allegati: entro 60 giorni dalla data d’inaugurazione: 1) dichiarazione sullo stato giuridico del bene/i, redatta dal proprietario del medesimo/i 2) dichiarazione di restituzione del bene/i, compilata dall’ente organizzatore della mostra 3) per opere di proprietà statale o di ente pubblico, nota del Ministero dello Stato ospitante che attesti l’immunità giurisdizionale goduta dallo Stato italiano per il bene/i in questione; entro 20 giorni dalla data di partenza: 4) indicazione degli Uffici Esportazione da cui si intende transitare e delle dogane interessate, in caso di uscita dall’Unione europea (vedi Tabella B Circolare 29/2019). Nei casi di prestiti all’estero assume rilevanza cruciale il cronoprogramma con le date di ritiro e  trasporto, che dovrà essere compilato con particolare attenzione. Occorrerà anche istruire la pratica con l’Ufficio Esportazione coinvolto, al fine di ottenere il rilascio dell’attestato di circolazione temporanea (art.71 del D.Lgs 42/2004).